不同的单元格格式太多的解决办法

    有一个朋友紧急问我一个事，他遇到了不同的单元格格式太多这个EXCEL的经典问题。事情是这样的：他是单位的会计主管，一共有四个会计，三个出纳，经常有出差的同事来报销，他们单位规定，一事一报一表，这样几年下来他们手里有近万个EXCEL报销表，单位领导突然让他把报销表汇总之后分析上报。他们把所有的报销表都汇总起来，但是再次打开的时候却出现一个对话框，“不同的单元格格式太多”，EXCEL表就打不开了。

    出现“不同的单元格格式太多”这个问题，其实是跟EXCEL本身的限制有关。

    EXCEL规定：

    工作表大小为65,536 行乘以 256 列 

    列宽255 个字符 

    工作簿中的单元格样式种类：4000种 

    工作表个数受可用内存限制

    请注意工作簿中的单元格样式种类：4000种这一项，这一项就是造成“不同的单元格格式太多”问题的原因，这是因为，微软认为每个EXCEL表里人们设定的不同的单元格最多也超不过4000种不同的单元格格式。不会有人用超过这个数字的单元格格式。什么是不同的单元格格式呢？如A1单元格是宋体10号字，B1单元格是宋体11号字，这就是两个不同的单元格格式。在一张表中有4000种不同的单元格格式其实并不像微软预计的那样小，确实存在并且数量很多，而且，“不同的单元格格式太多”所造成的后果有时是很严重的。就像我朋友那样，近万的EXCEL报销表肯定会有4000种以上的不同的单元格格式，而他汇总的表格打不开了，我劝他只能是重新汇总，但是在汇总的时候就要避免“不同的单元格格式太多”问题的出现。那么，要怎么样才能避免“不同的单元格格式太多”问题的出现呢？
 
    在汇总之前统一单元格格式。也就是把字体、字号、黑体、斜体、下划线、边框、底纹、字体颜色这些统一起来。单元格的数值也要统一起来，这样才能使得汇总在一起的单元格格式保持一致，这也就大大降低了“不同的单元格格式太多”问题的出现，但是即使这样做也不能完全杜绝“不同的单元格格式太多”问题的出现，这是因为大多数情况下并不是一次汇总就可以完成工作的，那么，反复的汇总之后还是会出“不同的单元格格式太多”问题，这就需要每次汇总的时候都要统一一次数据，而有的时候，单元格多，统一格式的工作会被“不同的单元格格式太多”问题打断数次，但是只要坚持一下就会慢慢地把问题都消灭掉。

    后来，我的朋友听了我的建议之后，再次汇总之前统一了单元格格式，就再也没有发生“不同的单元格格式太多”的问题。他也在科室内部定立了EXCEL单元格格式规范。希望有过这种情况的朋友也能够避免“不同的单元格格式太多”问题的出现。同时，更希望微软能够在下一个版本中把这个问题彻底解决掉。